Laura Egger: "Zuerst prägt der Mensch den Raum, dann prägt der Raum den Menschen", hat Winston Churchill einmal gesagt und das stimmt: Raum wirkt immer auf Organisationen und Menschen, die sich in ihm bewegen - und wir haben die Chance diese Wirkung zu nutzen.

Wenn wir uns mit der Frage „Wie wollen wir zukünftig arbeiten?“ ausgiebig beschäftigen und Raumgestaltung als eine logische Konsequenz daraus sehen, dann wird der Raum zum idealen Impulsgeber und Unterstützungsprozess für organisationale Transformation. Er kann großartige Bedingungen für Zusammenarbeit, Innovation und neue Denkweisen schaffen.

Alexandra Ortler: Offene und flexibel nutzbare Räume fördern Kommunikation, Agilität und Zugehörigkeit. Sie ermöglichen neue Rituale, machen Wandel erlebbar und unterstützen gezielt gewünschte Verhaltensänderungen. Für uns war es aber auch entscheidend, dass Räume nicht nur funktional sondern auch emotional sind sowie eine team- und themenübergreifende Zusammenarbeit fördern – im Einklang mit unseren Zielen und unserer Kultur.

 

Welche Rolle spielt die Einbindung der Mitarbeitenden im Prozess der Standort- oder Raumgestaltung?

Alexandra Ortler: Ohne Einbindung der Mitarbeitenden hätte der Start am neuen Standort nicht so einwandfrei geklappt und wir hätten wertvolle Impulse und Anregungen nicht umsetzen können. Die Beschäftigung mit dem Thema Raum und unserer künftigen Zusammenarbeit hat in unseren Nutzer:innen-Gruppen-Workshops zu einem gemeinschaftlichen Lern- und Entwicklungsprozess geführt. Nur miteinander auf Augenhöhe konnte die Transformation von fixen Arbeitsplätzen zu einem Sharing-Konzept gelingen. Außerdem wurde bereits im Vorfeld ein gemeinsamer Spirit und Vorfreude auf den neuen Standort und das neue Arbeitskonzept geschürt.

Laura Egger: Die Einbindung der Mitarbeitenden in die Raum- oder Standortgestaltung ist entscheidend für Akzeptanz, Identifikation und den Erfolg des Veränderungsprozesses. Wer mitgestalten darf, fühlt sich ernst genommen und erkennt den Raum als „eigenen“ an. Das steigert die Nutzungsqualität und reduziert Widerstand. Gleichzeitig bringen Mitarbeitende wertvolle Perspektiven ein, die zu funktionalen, alltagstauglichen Lösungen führen.

 

Was sind typische Fehler bei der Planung eines neuen Standorts, wenn es um Kulturwandel und neue Arbeitsformen geht – und wie lassen sie sich vermeiden?

Laura Egger: Typische Fehler sind u. a. die fehlende Einbindung der Mitarbeitenden, Räume, die nicht zur angestrebten Arbeitsweise und -kultur passen, sowie starre „One-size-fits-all“-Lösungen. Auch eine fehlende Abstimmung zwischen Raum, Technologie und Prozessen sowie mangelnde Kommunikation erschweren oft den Wandel. Diese Fehler lassen sich aber durch einen partizipative Prozess in dem kulturelle Zielbilder berücksichtigt werden und Veränderung aktiv begleitet wird, leicht vermeiden. Gute Raumgestaltung beginnt beim Warum – nicht beim Möbelkatalog.

Alexandra Ortler: Die größten Learnings für uns waren, dass es im Unternehmen ein Verantwortung übernehmendes Team braucht. Ein derartiger Transformationsprozess ist für alle Beteiligten eine große emotionale Herausforderung und sollte nicht nur auf eine verantwortliche Person projiziert werden. Je früher der Prozess gestartet wird, umso besser. Eine externe Begleitung, wie wir sie hatten, ist eine wertvolle Unterstützung. Der Blick von außen hilft entscheidend mit,

unterschiedlichen Vorstellungen zu sortieren und reflektieren, um daraus gute Entscheidungen abzuleiten.